+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Регистрация обработка и отправка исходящих и входящих документов

Преемственность традиций и западные веяния Обработка исходящих документов. Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или секретарем организации и включает:. Порядок обработки входящих документов. Поступающие в организацию документы попадаю в структурное подразделение канцелярии - экспедицию. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Требования, которые должны всегда соблюдаться, это.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Обработка входящих и исходящих документов

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: WEB-доступ. Регистрация входящего документа от сторонней организации

Данная схема охватывает самый длинный из возможных маршрутов корреспонденции, который включает создание письма-ответа на базе его проекта.

Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции.

Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью "Сотрудник канцелярии", он сможет создавать входящие письма.

Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ "Входящее письмо" с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки "Входящие" в папку "На регистрацию". Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла. Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ опция для банков , электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида "Входящее письмо" по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку "На регистрацию".

Если входящая электронная почта содержит вложенный XML-файл, который был создан во время отправки исходящего письма другим сервером FossDoc, то в новом входящем письме автоматически будет заполнено поле "Корреспондент", "Дата поступления", а также возможно и некоторые другие поля, которое были заполнены в оригинальном исходящем письме.

Зайдите в папку "На регистрацию" и откройте новое письмо, поступившее в нее. Для регистрации нажмите кнопку Сохранить. При этом будет автоматически заполнено поле "Индекс поступления" если настроена автонумерация документов в подразделении.

Если Вам пришло поручение по резолюции , где предлагается создать письмо-ответ на Входящее письмо, Вы можете создать на базе этого Входящего письма проект Исходящего письма, нажав. Далее, при необходимости, выполните согласование этого проекта и отправьте его на подпись, после подписания — на регистрацию. Если у Вашего пользлвателя роль сотрудника канцелярии, Вы сможете создать Исходящее письмо-ответ напрямую, не создавая проект документа.

Выполните для этого следующие действия:. Вы сможете отправить адресату письмо по электронной почте прямо из карточки Исходящего письма. Для этого необходимо перейти на закладку "Переписка" и нажать Написать письмо :. Система автоматически создаст стандартное почтовое сообщение, в которое будут добавлены вложенные файлы из документа "Исходящее письмо" если они есть.

К почтовому сообщению также будет вложено специального вида XML-файл, содержащий информацию о значениях полей документа "Исходящее письмо". Если адресат также использует Систему электронного документооборота FossDoc, то данные из этого XML-файла будут использованы при автоматическом создании нового документа "Входящее письмо" на стороне адресата. Если в Системе есть данные о E-Mail Контрагента, которому адресовано исходящее письмо, то Система автоматически подставит их:. Вам остается отредактировать текст сообщения и отправить его.

Само электронное письмо будет присоединено к документу:. Если Система электронного документооборота используется совместно с электронной почтой FossMail у Вас есть возможность обрабатывать почту НБУ опция для банков. Данные документы направляются в канцелярию на регистрацию для дальнейшей работы.

Для того чтобы канцелярия Вашего подразделения могла получать документы "Входящее письмо", созданные из почтовых сообщений НБУ, администратору нужно соответствующим образом настроить Систему.

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам. Перейти к основному содержанию.

Данная схема охватывает самый длинный из возможных маршрутов корреспонденции, который включает создание письма-ответа на базе его проекта. Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции. Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью "Сотрудник канцелярии", он сможет создавать входящие письма.

Обработка документов

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Понятно, что такую работу лучше проводить централизованно, так проще обеспечить однотипность оформления отправлений. Большему числу организаций доступны несколько видов доставки корреспонденции. Зачастую письма идут очень долго. Будет разумнее организовать собственную службу доставки. Причины тому следующие.

Организация работы службы экспедирования корреспонденции (часть 1)

Поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения управления: канцелярией, общим отделом и др. Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как правило, в день поступления; в первую очередь обработке подлежат телеграммы. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность ее доставки по адресу на конверте и целостность упаковки. В случаях повреждениякорреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией отсылается отправителю, второй — остается в канцелярии.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа в модуле Канцелярия ПК "Делопроизводство"
Регистрация документов. Экспертиза ценности документов.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. О бработка входящих писем и в целом входящей корреспонденции начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. По моему мнению, таковыми являются:. Способы доставки корреспонденции аналогичны имеющимся в нашем распоряжении способам отправки корреспонденции. Понятно, что как документ отправил, так его и получил. Наиболее древним способом доставки корреспонденции является курьерская.

Какие документы обращаются в организации

Таким образом, основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов и однократность их обработки. Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке. В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.

Обработка документов. Экспертиза ценности документов.

Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка входящих, проводятся централизованно или секретарем или в экспедиции экспедитором. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. При отправке документа по почте он конвертуется. Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в Курс делопроизводства : Документационное обеспечение управления. Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, Секретарское дело.

Для создания нового документа Карточка входящего письма Ваша Система позволяет обрабатывать письма во время отправки исходящего.

Обработка входящей корреспонденции

.

Делопроизводство на коьютере

.

Регистрация документов

.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

.

Инструкция по ведению делопроизводства

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2018-2019 kuzovnie-avtozapchasti.ru